Nghề sự kiện là làm gì?

Trong vài năm trở lại đây, hai từ “sự kiện” được quan tâm đông đảo bởi các cá nhân, tổ chức nhờ tính khả thi và hiệu quả truyền thông mà nó mang lại trên các diễn đàn, kênh thông tin đại chúng và mạng xã hội.

Hơn nữa, xu hướng tiếp thị và đón nhận tiếp thị của con người ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Nhiều doanh nghiệp đã phải đau đầu để nắm bắt xu hướng cũng như cải tiến những giá trị cốt lõi nhằm để lại dấu ấn trong lòng khách hàng.

Vì thế, hàng loạt đơn vị tổ chức sự kiện ra đời để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và định vị thương hiệu với mong muốn thu hút nhiều hơn sự quan tâm của các đối tượng mục tiêu.

Hiểu rõ hơn tất tần tật về nghề sự kiện, chúng ta sẽ có cái nhìn tổng quan về một tổ chức hay doanh nghiệp lựa chọn sự kiện là công cụ tối ưu để phát triển và kết nối lâu dài.

Sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, họp báo, triển lãm, lễ hội, tiệc tùng…nhằm hướng công chúng nhận thức được thông điệp mà người làm sự kiện muốn truyền tải.

Quy trình tổ chức sự kiện

Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

• Hiểu biết về thương hiệu/nhãn hiệu của đơn vị đầu tư tổ chức sự kiện
• Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
• Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể, chi tiết cho sự kiện
• Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
• Dự trù kinh phí, quản lý ngân sách
• Chuẩn bị nhân lực, các vật dụng, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết, các nhà cung cấp, các thủ tục pháp lí
• Thiết lập danh sách và liên hệ khách mời, các nhóm khán giả, MC, nhạc công, diễn viên,...
• Xúc tiến và quảng bá sự kiện

– Giai đoạn thực hiện sự kiện:

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
• Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
• Xác định đối tượng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc hậu kì bao gồm:

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện
• Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
• Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
• Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện sự kiện, bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như đảm bảo vệ sinh và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện,…

Tổ chức tiệc cưới

Tiệc cưới là một bữa tiệc được tổ chức để chiêu đãi anh em, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp của cô dâu, chú rể và bạn bè của bố mẹ hai bên. Nó được tiến hành sau hôn lễ (phần lễ trong đám cưới).

Tùy vào sở thích, điều kiện tài chính và mong muốn của hai bên gia đình mà cô dâu, chú rể lựa chọn hình thức tổ chức tiệc khác nhau.

Tổ chức đám cưới tại gia

Tổ chức đám cưới tại gia là hình thức tổ chức hôn lễ ở nhà trai hoặc nhà gái mang đến sự ấm cúng, tự nhiên và gần gũi. Bên cạnh đó, tiệc cưới tại nhà còn giúp tiết kiệm chi phí, thuận tiện cho khách mời tham dự.

Tuy nhiên, cô dâu – chú rể cần phải cân nhắc về không gian để đảm bảo đủ sức chứa số lượng khách mời. Đồng thời, cần tìm hiểu kỹ và thuê các dịch vụ uy tín cho đám cưới như: MC, phông rạp, bàn ghế, dịch vụ ẩm thực, trang trí không gian, dọn dẹp hậu kì…

Tổ chức tiệc cưới ngoài trời

Tiệc cưới ngoài trời mang phong cách phương Tây năng động, hiện đại đang là xu hướng của nhiều cặp đôi thế hệ trẻ. Những địa điểm như bãi biển, rừng thông, bể bơi, khu vườn thoáng đãng,… sẽ là sự kết hợp hoàn hảo giữa vẻ đẹp của thiên nhiên và sự hài hòa của đất trời.

Tuy nhiên, tiệc cưới ngoài trời cũng có những bất lợi như: chịu ảnh hưởng của thời tiết, vấn đề về an ninh trật tự, chi phí tổ chức tiệc khá cao,…; vì vậy, các cặp đôi cũng nên cân nhắc.

Tổ chức đám cưới tại trung tâm hội nghị tiệc cưới, nhà hàng, khách sạn

Tổ chức đám cưới tại một bên thứ ba sẽ đảm bảo chuyên nghiệp và chỉn chu hơn với:

• Không gian tổ chức rộng rãi, sang trọng
• Sáng tạo về ý tưởng trang trí
• Đảm bảo chất lượng và đa dạng menu
• Có đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, linh hoạt
• Có đầy đủ trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng, bao gồm cả các yếu tố như band nhạc, ca sĩ, MC,…
• Dịch vụ trọn gói – tiết kiệm chi phí phát sinh

Tổ chức event ngoài trời

Địa điểm tổ chức

Đối với những chương trình tổ chức event ngoài trời cần dựa vào đối tượng khách mời để lựa chọn địa điểm phù hợp nhất. Sự kiện ngoài trời thường được tổ chức tại những nơi như: bãi biển, công viên, sân vận động, cung văn hóa…để đảm bảo về mặt không gian, thuận tiện di chuyển và an ninh trật tự.

Thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức event ngoài trời cần đảm bảo yếu tố thời tiết nhằm giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ. Cập nhật tình hình thời tiết liên tục để có được phương án tổ chức tốt nhất cũng như đề ra phương án dự phòng.

Thiết bị tổ chức sự kiện

Không gian tổ chức event ngoài trời khá rộng, do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng cần đảm bảo chất lượng, công suất. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị hoàn chỉnh các trang tư liệu, backdrop, standee, tờ rơi,...là điều cần thiết. Tất cả hệ thống trang thiết bị sử dụng có thể giúp khách mời hiểu được nội dung, thông điệp mà tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tải.

Kịch bản tổ chức event ngoài trời

Để xây dựng một kịch bản chương trình ngoài trời chỉn chu, bạn cần:

• Lên nội dung sự kiện trước từ 1 đến 2 tuần, sau đó thử tập duyệt và chạy thử chương trình
• Chuẩn bị bài phát biểu của đại diện doanh nghiệp, phần khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc
• Những tiết mục văn nghệ hấp dẫn, đặc sắc đan xen các trò chơi giải trí, trúng thưởng,…
• Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và đa dạng menu
• Đội ngũ an ninh cần túc trục trong suốt thời gian diễn ra sự kiện

Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu

Mang trên mình sứ mệnh nâng cao dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời – tiệc cưới cho các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước, công ty TNHH dịch vụ du lịch và sự kiện TTL tự tin mang tới dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp với:

• Những ý tưởng sáng tạo, concept đa dạng
• Những nội dung, kịch bản lôi cuốn cập nhật theo xu hướng mới nhất
• Dự trù chi phí tối ưu, phù hợp với mọi mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện